秘书在数字化时代的影响：利用技术提高效率和创新 (保密数字化)

在数字化时代，秘书的角色正在不断演变，技术的发展正在重塑秘书的工作方式和对组织的贡献。

利用技术提高效率

• 自动化任务：自动化的软件和工具可以帮助秘书自动化日常任务，如安排会议、预订旅行和管理电子邮件。这可以释放秘书的时间，以便专注于更具战略性的工作。
• 增强沟通：数字通信工具，如即时消息和视频会议，使秘书能够与同事、客户和利益相关者进行高效沟通。这简化了协作并加快了决策过程。
• 提高组织能力：数字文档管理系统使秘书能够轻松组织和检索文件。这消除了纸质文件柜的需求软件更新以及进行定期安全扫描。
• 数据保护：秘书应遵守有关数据保护的法律和法规。这包括确保在使用、存储和销毁敏感数据时遵守公司政策和程序。
• 信息安全：秘书应保持对机密信息的安全，无论是电子版还是纸质版。这包括在处理敏感数据时保持谨慎，并限制对信息的不必要访问。

结论

在数字化时代，秘书的角色正在发展和扩展。技术的发展为秘书提供了提高效率、促进创新和保护敏感数据的工具。通过拥抱新技术和保持对保密性的坚定承诺，秘书可以为组织提供至关重要的支持和战略价值。

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办公自动化的发展对秘书工作的影响

1、办公自动化能极大地提高办公效率和办公质量。

在我国的文秘工作中，文稿撰写等是十分重要的工作内容，原有的写作模式均是手写，再反复的 修改等，操作起来十分的麻烦，工作效率很低，而现代计算机技术的应用必变了。

这一令人烦的状况，通过键盘、鼠标等输入设备，在显示器上便可显示文稿内容， 并可进行任意的修改，导入存储设备后，还可以随时调用，提高了工作效率及办 公质量。

2、办公自动化使办公活动呈现全新的面貌。

办公自动化是实现秘书工作现代化的重要条件，它使传统的办公室结构和工作方式发生新的变化，呈现 全新的面貌。在自动化办公室里，荐也见不到塞满房间的档案柜、文件匣；看不 到成堆的表格和纸张。所有文件的内容，全部存放在一个小小的磁盘中。

桌上的 计算机将按照向它发出的指令做着各式各样的工作。显示屏幕代替了纸、键盘代 替了笔、打印机代替了大量的抄写和复印工作。

有了自动化设备，促进文书工作 的处理手段更加先进，更不用担心离开办公室后无人接电话。电话打进，它会自 动将电话存入电脑中。并在显示屏上显示电话内容或提醒主人。如果建立了局域网。

便可不必为发信、发文件犯愁，此时只要在网络工作站上发一个命令，所有 该发的信息全都会迅速无误地到达接收者手里。打印机坏了不必着急，可以在自 己的办公室里通过共享手段借用其他办公室的打印机工作。

有些数据在本办公室 找不到，可以通过网络到别处去墩，它就是共亨数据库。在这样的办公室里。秘书人员定会高效而有条不紊地工作。

3、办公自动化有力地促进管理工作的改革。

实现办公自动化的过程。也是促进管理工作改革的过程。实现办公自动化后，可以实现时间管理现代化。 因为电子日程表和电子备忘录可以在两分钟之内安排好一个在平时需要七十分 钟方能安排好的会议，还会巧妙地解决同一段时间中很多人参加的多种会议。

使 人能轻易地应付大量会议某些原因而改期或撤消等情况；能及时地发出信号，提醒人们不要错过会议或迟到；还能科学地调配会议室、交通工具和其他服务设施。 实现办公自动化必然促进管理系统和管理手段的改革。

如决策手段凭经验不能输 入电脑，必须将经验升华为科学手段；公文格式不一，报表五花八门不便输入电 脑，必须促其简明划一，形式标准化。

为充分发挥办公自动化设备的效用，必须word 格式联结成网，成为整个单位、整个系统、整个地以至于整个国家的网，甚至与世界有关系统的网络相通。为达此目的，必须促使我国电话通讯系统迅速发展。

4、办公自动化促使秘书人员业务素质等发生一系列变化。

办公自动化的使用，使得文秘工作发生了一次巨大的变革，它不仅使得办公硬件水平得到提升，同时，通人与机器等的协调与沟通，更好的发挥出了秘书人员的主导作用， 合文秘工作者的自我价值得到进一步体现，使其思想观念也更加先进。

同时，秘书还必须具有很强的信息观念、时间观念、战略观念、效率观念和竞争观念。办公室运用工具的巨大变革，不可避免地会引起办公室内部组织机构、管理形式、 人员素质的巨大变化。秘书如不更新传统的思想观念，不努力地去学习，就不能适应这一历史的变化，而被时代所淘汰。

办公自动化在完善的过程中就注意的问题：

1、办公自动化软、硬件同时开发。

办公自动化的应用开创了新的办公局面，打破了原有办公的繁琐，简化了办公的流程，精简了人员的数量，为公 司创造了一定的价值利益。

2、开发者的更新。

不与时俱进的思想是陈旧固执的，落后的思想终归是无法适用日新月异的时代，所以对于开发者而言，需要不断的学习充实word格式自己，不断的发现市场对软件所提出的新要求，进驻新技能，探索新方法，更新原有的知识体系，不要让办公自动化只是成为一种良好的主观愿望。

文秘工作的现状和发展前景

随着高校大规模扩招和近年来高等职业教育的兴起，秘书专业在全国各高等院校中开设，秘书专业毕业生数量也呈不断上升之势，人才供求矛盾也逐渐激烈化，尤其是社会对秘书人才的需求已趋于饱和。 秘书专业毕业生的就业形势非常紧迫，面临严峻的“就业寒冬”。 本文主要对当前我国文秘工作的现状及产生这种现状的原因进行了初步的分析，进而提出一些改善的建议，最后展望了文秘工作的发展前景。 1、文秘专业学生的就业现状文秘是一种综合性极强，涉及领域甚广的职业。 大到国家机关、企事业单位，小到地方私营，一切企业机关的运行都离不开文秘工作。 而文秘行业的发展依托于中高等院校对文秘专门人才的培养，其中高职文秘专业，是文秘专业的一个重要组成部分，它主要针对中小型企业培养能适应生产、建设、管理及服务一线需要的文秘人员。 总而言之，它在管理人事、塑造形象、沟通内外、处理信息等方面发挥着越来越重要的作用。 当今社会，市场经济日益变化且不断向前发展。 虽然金融危机笼罩的迷雾仍未散尽，但从市场反映的情况看，并没有对高职文秘专业学生的就业形成明显的冲击。 很大一部分原因是由于民营企业的迅速发展给高职文秘专业的学生提供了很大的就业几率。 然而，就在这样一种就业的机遇下，供求关系错位依然是不争的事实，分析其深层原因：其一，高职文秘专业学生的整体素质现状和社会的用人要求之间产生了矛盾。 随着信息化时代的到来，电脑技术已经在绝大多数行业及领域普遍运用。 文秘工作也从一支笔、一张纸的“手动”阶段逐步演变成自动化办公。 新的办公手段提高了工作效率，对文秘工作人员的要求也在不断的提升，因而，传统的教学模式已不能适应社会发展的需要。 其二，学生的就业期望和社会给予之间的矛盾。 现在很多学生都是独生子女，在成长的过程没有经受过挫折，在没有任何社会实践历练的情况下，往往自视过高，却不知如今的高等教育早已从“精英教育”转型为“大众教育”；其次，生活在象牙塔的学生往往在就业初期，对就业的期望带有理想色彩，一味地将自己的心理预期作为择业的唯一目标，只有当理想遭遇现实时才发现实际就业是受制于社会需求的。 自20世纪80年代以来，我国很多院校纷纷创办文秘专业，就目前而言，文秘专业已经成为部分院校的传统专业，对学院的发展起着不可或缺的作用。 但是传统专业在发展的过程中也必然会受到一些社会导向或传统习惯等诸多因素的制约。 1、文秘工作的现状表现1.1教学手段及内容的滞后性在很多高职院校，文秘专业是传统专业。 在教学的过程中保留了很多宝贵的教学经验和教学手法。 但是教学过程应该是一个动态的过程，应该随着社会需求的变化而不断做出调整。 以前适用的做法不代表现在适用，以前好的教学模式不代表现在是好的。 可在实际的教学过程，很多学校都缺乏创新意识，不仅沿袭了一些旧模式、旧知识，而且在课程的设置中也存在着很大的问题，比如重智育轻德育、重理论轻实践等。 其次，文秘专业在实训方面投入不足，软硬件更新滞后。 1.2学生综合素质的局限性针对高职学生的特点，从主客观因素分析主要表现在如下几个方面：1)专业能力薄弱。 主要反映在专业知识不牢靠、知识结构不健全、综合能力水平较低。 和其他本科院校的学生相比，高职学生文化功底较浅、人生目标不明确、学习动力不足、自律意识不强等。 2)盲目自信，缺乏认识。 很大一部分学生在成长的过程中，没有经受过挫折，往往自视过高，对自己的能力认识不清，并且缺乏品质的锻炼和经验的积累。 3)缺乏择业的主动性。 很多同学在择业的过程中走马观花，随意性较强，一些大学生在社会为其提供的就业机会面前顾虑重重，不能主动地参和就业市场的竞争，向用人单位展示自我、推销自我，依赖自身的努力去赢得用人单位青睐，而是寄希望于学校或依靠家长去四处奔波，缺乏择业的主动性，“等、靠、要“的思想依赖性很强，使自己在就业中处于劣势。 1.3秘书行业存在“潜规则”“潜规则”这一词近几年频繁出现在各大报纸杂志和互联网。 据调查，“潜规则”已经存在于社会的各个行业，秘书行业也不例外。 在用人单位招聘的过程中，我们不难发现：由于文秘职业的特殊性，用人单位在招文员时，在注重能力的同时，长相外貌也是不容忽视的因素之一。 用人单位的理由是秘书形象直接和企业形象挂钩，具备所谓的“亲和力”，能力才能得到更充分的发挥。 另外，传统的观念是文秘行业以女性为主，认为女孩子温柔、心细，公关能力较强。 而男性更适合做一些重体力的或理性思维强，有闯劲的工作。 局限在一个固定的空间不适合男性对职业的追求，因而性别的偏重性在秘书行业是显而易见的。 2、现状出现的原因对于文秘工作为什么会出现如今的现状，我对其原因做了简要的分析，具体因素如下：2.1教材内容陈旧，课程体系不健全，造成学生某些方面能力欠缺。 文秘专业的专业教材有一些是传统的、过时的书本，书本中的有些内容些内容已经不适应时代的发展，而且大多数教材是由别的专业教材拼凑而成的，教材形式不一，如自考教材、本科教材、师范院校教材、高职高专教材等。 目前，还没有系统的、成套的文秘专业的教材。 秘书人员要有一定的经济、金融、以及计算机编程方面的知识，没有一定的数学基础是很难学好的。 法律课程的广度和深度不够，而仅停留在法律基础知识这一类公共课程上。 秘书工作的重点是辅助管理，没有足够的法律知识是无法胜任的。 此外，涉外文秘专业侧重于英语，适当时应通晓第二外语，对经贸、海关、投资方面知识要有比较深的了解，能够熟练写经济文书、协议书、备忘录、商务信函、考察报告、市场调查、中文秘书较强的中文功底，古文功底深，有一些具体工作部门对专业知识要求。 军训和体育课、心理学等方面的课程对培养学生的意志，吃苦耐劳、团队合作精神，培养学生心理健康方面都有很强的作用，而这方面也是很多学校没有引起重视的，导致学生很多方面能力低下的现象。 2.2、社会用人单位不重视，“市场准入”制度没有得到真证实施，造成毕业生就业难的局面。 秘书职业资格证书测试，由于认证体系不够健全，测试不尽合理等各方面的不完善，受到了社会各界尤其是高校文秘专业师生的高度重视和普遍关注。 秘书职业资格证书测试存在种种的弊病，诸如测试不具权威性，而且这种测试名不副实，把关不严，过于形式化，考核的知识内容，尤其是对职业道德和操作技能等的考核不合理，不能公正地考评出一个人的能力和水平等，此外它也没有得到社会用人单位的广泛认同和应有的重视，使“持证上岗”制度留于表面形式而末真正实施，加重了毕业生就业难度，据了解秘书职业资格证书测试从教材到考法正在改革，大家都拭目以待，热切期望上述状况能有所改观，希望能打造出真正的品牌。 3、我的建议3.1、对秘书专业教学进行改革（1）、加强培养目标的针对性随着国家机构改革的深入，公务员制度的全面实施，以及高校扩招带来的高学历人才就业岗位的下移，高职秘书专业毕业生的就业岗位以民营企业为主，相应的，高职秘书教育的培养目标也应顺应市场变化，从以培养行政秘书为主，向以培养企业秘书为主转变，在课程设置、授课内容、实训基地建设、社会实践安排等方面突出企业特色，这样才能培养出“下得去、用得上”的受企业欢迎的秘书人才。 （2）、根据就业岗位特点设置课程和教学模块中小型企业欢迎一专多能的综合型秘书人才，所以课程设置应突出“一专多能”。 “一专”即明确并突出专业核心课程，如写作、沟通、会议组织、活动策划等。 “多能”是指中小型企业秘书工作所需要的多方面能力，如会计、人力资源管理、商务活动策划等。 具体来讲，就是在专业课程方面应设置不同的教学模块以培养不同的职业能力。 教学计划主要由专业基础和专业核心、相关技能、素质拓展、综合实践技能等模块构成。 3.重视以学生发展为主线的软实力的培养软实力很难靠证书、分数来衡量，其养成绝不是一朝一夕的事，学校也不是大学生软实力养成的唯一因素，家庭、社会等其他因素对大学生软实力的养成有着重要的影响。 从学校方面来讲，应主要围绕教学活动、学生管理、校园文化三方面进行。 在教学活动中，要改善教学设计，丰富教学环节，改进教学环境，注重专业实习和社会实践活动。 学生管理应把学生基本文明的养成作为重点，在一点一滴的行为中帮助学生养成良好的行为操守。 大学校园是培养学生职业素质的基地，可以通过校园文化景点设计、学术讲座、社团文化活动等营造校园文化，潜移默化地影响学生的工作态度、职业精神以及心理素质，使其养成良好的职业习惯和团队精神。 3.2、学生自身的提高（1）增强信心，提高思想认识水平。 信心，是一个人成功的秘诀。 不可轻视自我，或因自身学历层次低等缘故而对未来失去信心，产生自卑心理，否则非但对己无益，反而荒废了学业，失去了学习知识、技能的机会，到头来一场空。 要树立起这样的信念：只要自己有真本领，真正掌握了文化知识，也一样会受欢迎的。 （2）努力掌握必要的秘书专业相关知识和技能，摸索出一套适合自己的学习方法。 把握好学习过程中的实训环节，培养各方面能力。 作为领导的助手，秘书应当有较高的思想理论水平和政治修养，还要具备相当的谋略和辅助参和决策意识；根据兴趣，培养特长，扩大交往范围，增强处事能力，严格按照学校教学安排，积极投身于社会实践，增强动手能力，为就业增加砝码。 （3）转变以往认为“国有企业不如外企”的观念，认为国企腐败现象较严重，待遇不高，发展前途不好，没有发展空间等片面认识，树立正确、科学的求职观和价值观，切不可误入“非外企不嫁”的歧途，一味地追求物质利益，那样只会加大就业难度。 要认清形势，稳定心态，无论在外企，还是在国企，只要是金子，在哪里都会发光，只要是英雄，就会有用武之地的，就能施展自己的才能，同样能受到组织的重视。 3.3 用人单位的改变各企事业单位、劳动和社会保障部门要切实加强秘书的选拔录用、秘书资格的评估测试考核等工作，配合各高校切实做好毕业生的考核和录用工作。 用人单位要改变以往在招聘录用环节上，缺乏专业针对性或从单位内其它部门调任不具备秘书资格的相来人员等态度，严把“持证上岗”关，落实秘书人才“市场准入”制度；各级劳动部门也要根据形势的变化适时做好秘书资格认证测试考核方式及内容的改变调整，提高测试的含金量。 某些用人单位在招聘、录用秘书人员时常常在本单位内部进行调节或到人才市场上招聘其它专业的人员，无疑减少了秘书专业毕业生的实际需求量。 这种“不拘一格选秘书”的机制显然不符合“公平竞争、优胜劣汰”原则。 要避免产生“招聘不当――秘书专业学生没有学习动力毕业生素质低、知识缺乏――单位效益不高――招聘不到好秘书人才”这样的恶性循环。 在市场经济的今天，全社会都讲要追求效益，付出和收入要成正比，要留住人才，重用人才，秘书行业也一样，不能守着那些老观念不改，要招揽、留住秘书人才，就要重视秘书的任职资格鉴定、提高秘书的社会地位，拉开各层次水平秘书的薪水、待遇，“行不言之教”让秘书专业的学生看到真才实学的价值，看到职业发展的光明前景。

如何做好新形势下的秘书工作

传统的秘书工作往往是依据组织领导的需要以及秘书对个人自身认识来开展，这就直接影响了秘书的发展。 随着现代科学技术的飞速发展，人类已进入了信息社会和知识时代，新的形势也对文秘人员提出了数字化、国际化、全球化的要求，秘书的工作重点由比较单一的事务服务转变为事务与参谋并重，工作方式由被动服务转变为主动服务。 变幻莫测的市场要求企业秘书能够应付自如，需具备多方面的技能。 据《中国人才报》的统计:“人才市场单一型秘书的推荐成功率是8%，80%以上的企业需要具有多种能力‘复合型’人才”。 那么，将从哪些方面着手，提高自身的业务能力，以适应新形势下的工作需要呢？1.实现职能创新1.1强化信息和调研工作做好信息工作是企业秘书工作的一项主要职责，对于促进企业领导决策的科学化、民主化，推动企业的各项工作有着重要的意义。 这就要求秘书人员掌握更多、更新、更准、含金量更高的信息，为企业经营服务。 1、企业秘书可以通过调研为领导提供外部信息，预测市场走向，为领导制定最佳决策方案，提供可靠依据。 同时，企业秘书可以收集内部管理人员、操作人员的反映、意见、建议并及时发现企业存在的主要问题，反馈给企业领导。 2、企业秘书可以不断地向企业领导提供政策信息，包括党和国家在各个时期制定的方针政策、法规及其重大的调整信息，以便让领导确定决策信息、决策方向。 企业秘书还可以通过调研为企业领导提供决策的参考信息，所以随着社会市场经济的不断完善，企业秘书为领导提供新、实、准的全方位信息，并协助领导进行管理已成为必要。 1.2强化协调工作市场经济条件下，企业直接进入市场竞争，企业所面对的各种关系更为繁多，所以协调工作显得更为重要。 协调工作是企业秘书工作的一个重要组成部分，表现为对内协调和对外协调。 对内协调有上下关系、秘书与领导的关系、领导成员之间的关系、职能部门之间关系的协调。 现今企业秘书的协调主要是对外协调和经济关系的协调，因为在高速发展的市场经济环境下，企业间的交往关系主要是一种经济关系、供求关系。 同时，企业秘书人员还要改变以往的协调方式，多运用经济手段，法律手段，站在国家、政府、企业三者高度统一的基础上搞好协调，并不断提高自己的协调能力。 1.3强化公共关系工作任何一个企业都是社会经济活动的基本单位，都同社会有着千丝万缕的经济联系，所以企业要生存、发展、还必须开展外部公关工作。 秘书是树立企业形象的窗口。 人们往往把秘书部门看成是领导的代言人。 科技论文。 因此，秘书人员树立良好的形象是很重要的。 如果企业秘书关系融洽、办事认真、态度友好，就可以给人留下良好的印象，从而增进彼此的业务往来。 美国华盛顿一家市场调查机构做了一次调查，结果是这样的：“在来企业办事受到非礼待遇的人当中，96%的人不直接抱怨，但有91%的人不会再到这个企业来。 而且，受到非礼待遇的人平均向他周围的9个人讲述。 其中13%的人要他周围的20个人讲述。 ”2.实现服务创新面对竞争日益激烈的市场，秘书要当好领导的参谋助手，必须做到主动服务，超前服务。 现代领导科学和管理科学要求领导决策和管理逐步从经验型转变为科学型，在做出决策前必须进行大量的信息处理，情况调查分析，方案的设计优选，以及决策后的查办总结等工作。 这些工作不可能由领导一一躬亲，而要靠有关部门和提供智能服务的“思想库”、“智襄团”来完成。 秘书人员作为领导身边的参谋助手是义不容辞，责无旁贷。 从时效和质量上，必须做到超前，迅速，主动，准确，优质，既要办文办事，又能出谋献策；既收发传递信息，又要综合处理信息；既要重视经验，又要加强科学化管理，积极开展创造性的工作，实现主动超前服务。 企业秘书还要正确认识和掌握秘书工作的规律和特点，实现工作科学化。 不断加强对程序性工作的科学办理，如领导班子召开的各种会议，月、季、年度工作总结报告，文件的登记，传阅和办理，信息的收集编送等，都有一定的周期和相对固定的步骤。 对于这类工作要提前确定好办理方案，做好准备，付诸实施；对于非程序化的工作要做到超前预测，把工作做在前面。 比如，每年的中心工作，重大事项，一个阶段的重点工作，一些季节性较强的工作等，都是可以事先知道的，只要我们在实际工作中留心观察，善于捕捉信息，勤于思考判断，提前做些准备工作，到时就可从容不迫。 3.实现技术创新在网络技术飞速发展和信息爆炸的今天，谁能以最快的速度掌握信息，谁就能在信息社会占据市场。 科技论文。 因此现代企业秘书使用先进的工作平台，掌握现代化的办公手段，是企业秘书做好一切工作的基础。 当今信息化成倍增长，企业秘书的效率也大幅度提高。 比如秘书不必离开工作岗位，就能从计算机的档案里获得所需要的资料。 U盘、计算机、静电复印机、自动电话机、录音笔、摄像机、传真机、扫描仪等现代技术在信息加工、文字处理、信息存贮与查询、数据处理、声音处理、网络通讯等做到现代化。 随着电子商务的飞速发展及国际业务的大量增多，企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决。 科技论文。 无纸办公、无纸贸易已成为现实。 秘书工作者特别是企业秘书迫切需要电子商务知识及其操作技巧。 如果对方公司急需公司的文件资料，运用现代化的传真机以极快的速度已传到了对方公司。 因此企业秘书靠陈旧的劳动方式去处理潮水一样涌来的信息流，已经是远不适应了，必须依靠新技能走办公自动化之路。 企业实现办公自动化后，不论办文还是办会，都会大大提高工作效率，一个很简单的例子，传统发文秘书人员要一个单位一个单位的电话通知后再发放，而且如果所属单位不在同一地域，文件将会很长时间才能收到，实行网络办公后鼠标轻轻一点，几秒种后就可以把文件发给指定的人员，既快捷又准确，工作质量和效率提高了几十倍甚至上百倍。 我国的秘书，除了在党政机关服务的以外，大多数分布在各行各业，而每个行业都有一定的专业。 秘书不是专业人员，不能要求其成为某专业领域的专才，但也要熟悉所在行业的专业知识，否则就无法在该行业立足，更谈不上起草专业性文件，处理专业性事务了。 因此，秘书应成为通才——专才型人才，具备并不断提高较高的政治素质、扎实的文字功底、过硬的技术素质和良好的综合素质。 未来是一个完全开放的社会，随着全球经济一体化进程的逐步推进，最终会达到全球资源的共享。 秘书人员的国际化流通也是必然的趋势。 企业的生存和发展充满新的机遇和挑战。 社会的进步为秘书的发展提供了广阔的舞台。 新的形势向新时代的企业秘书提出了更高的要求。 企业秘书只要能够切实转变观念，加强理论修养，提高业务水平，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神，就一定能够应对新的职业挑战，实现自己的人生价值。

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