超越文书工作的秘书：培养领导力、批判性思维和解决问题的能力 (超拔文书表文)

在现代组织中，秘书的作用正在迅速演变。他们不再仅仅负责文书工作和行政任务，而是越来越被视为具有领导力、批判性思维和解决问题能力的战略伙伴。

领导力

秘书拥有独特的视角，可以观察组织的高层管理人员和关键决策者。这种视角使他们能够了解组织的整体目标和优先事项。秘书与各级员工定期互动，这使他们能够识别和培养有价值的领导者。

秘书可以通过以下方式培养领导力：

• 主动承担领导角色，即使是在小项目或团队中
• 培养清晰的沟通和人际交往能力
• 展示情商和解决冲突的能力
• 不断寻求学习和发展的机会

批判性思维

批判性思维对于识别和解决组织中出现的问题至关重要。秘书在管理信息、安排会议和撰写报告中发挥着关键作用，这需要他们具备评估、分析和解释信息的能力。

秘书可以通过以下方式培养批判性思维：

• 质疑信息并考虑不同的观点
• 识别和评估偏见和假设
• 在做出结论或推荐之前进行全面研究
• 锻炼逻辑和理性思维

解决问题的能力

秘书经常面临需要解决的问题，从会议规划到预算管理。解决问题的能力对于确保组织顺利运作至关重要。

秘书可以通过以下方式培养解决问题的能力：

• 定义问题并收集相关信息
• 产生各种解决方案并评估其可行性
• 考虑短期和长期的影响
• 与他人合作找到创意且可行的解决方案

结论

拥有领导力、批判性思维和解决问题能力的秘书是组织中宝贵的资产。他们不仅仅是文书人员，而且是能够为组织战略决策做出贡献的重要合作伙伴。通过培养这些技能，秘书可以提升自己的职业生涯并对组织产生更重大的影响。

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办公室秘书的职业规划

办公室秘书的职业规划 篇1

（一）自我分析

1、优势

（1）有较强的形象思维能力，善于用文字表达个人的思想和感情，对于文学写作比较精通。在学习上，刻苦认真，有钻劲，学习习惯良好。

（2）性格较温和，比较容易与人相处，心胸开阔，大度，对待生活学习积极乐观。向往自己美好的理想，有坚定的信念，并为之付出不懈的努力。

（3）气质类型属于粘液质，安静、稳重，善于克制自己，能较有条理性地处理各种事情，具有从容不迫而又严肃认真的品格。

（4）待人接物的能力较强，应变能力和动手能力也较强。喜欢细心观察周边事物的变化，注重自己对一些事物和现象的感悟和体认。

（5）学校比较重视文秘这个专业，重视学生的综合素质的培养，加大培养力度。积极调配相关的学习资源，展开一系列相关的活动，开设了相关的课程，为我们提供较好的学习和锻炼环境。

2、劣势

（1）长期生活在较封闭的学校，缺乏相应的社会经验和工作经验，实践能力较弱，不了解当今社会的经济形势。

（2）在学习上，对知识的追求较被动，缺乏表现自我的勇气和信心，只注重写的能力而忽视了说讲的能力，口才不好，演讲能力不高。

（3）不是很积极参加可以锻炼自己能力的各种活动，对于上台展现自我风采有一种惧怕感。在这方面走不出自我，不能超越自我。

（4）现今竞争日益激烈，对秘书专业人员的能力要求不断提高，秘书需要发展各个方面的才能，文秘人员的综合素质被提出了较高的要求。文秘人员往往身兼多职，集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识。

（二）专业认识

专业方向：，文秘

文秘是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业已经成为二十一世纪中国经济发展十大需求专业之一。

对于文秘专业，有的人或许对“秘书”这个词有些偏见，但在我心中，秘书是一个成长得最快的职业，并且他可以在领导身边学到很多为人处事的经验，避免自己在生活中多走一些弯路！在提升自己的内涵方面也起到一定的作用！它可以作为终生职业，可以成为晋级的阶梯，可以成为创业的起点！不论哪个职业只要自己抱着积极的态度去做，让它成为自己成功的基石，我相信我就可以在那一行干出成绩！

就业方向：主要到各大工商企业、行政事业单位和经济管理部门、从事文秘写作、办公室管理和公关策划、设计、组织等实务管理工作。

（三）职业生涯目标

（1）短期目标（一年左右）

在文员、行政助理等初级秘书岗位上，熟悉本组织系统基本情况，包括办事程序、业务标准等。踏实努力，建立基本的人际关系，同时继续提高各方面的能力，全面提高综合素质，为以后的目标打好基础。

（2）中期目标（三至五年）

努力晋升为办公部门业务主管或成为办公部门公认的业务骨干，能很好的与下属交流，并打成一片，在工作思路、工作方法方面能与领导保持高度一致，具有解决实际问题的能力与技巧。

（四）职业生涯计划

目前，文秘人员的就业渠道已经由原来的面向行政事业单位为主转向企业单位，尤其是正在成长发展的各类中小型企业单位。这类企业规模相对较小，工作分工细化程度不高，因而对文秘人员的综合素质提出了较高的要求。文秘人员往往身兼多职，集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识；不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导当“门面”、当“窗口”，搞接待、公关，还要为企业领导出谋献策、辅助决策。

1、专业技能培养计划

秘书职业资格证，普通话二级甲等，英语六级，计算机二级，熟练地掌握WORD、EXCEL、PPT等办公室事务处理软件。 掌握秘书最基本的职业技能。

2、素质拓展计划

多参加与自己专业方向相关的社团与课外活动，合理的协调、支配、管理自己的时间。

3、多参加社会实践活动

积极培养自身的社会实践能力、人际交往能力。

4、多阅读文学类、哲学类、经济类的书籍

扩展知识面，提高自身的修养，不断提升自身素质。

（五）自我监控

在生活中，学习中，有些时候我们总是不能够坚定信念，受其他一些因素的影响，可在那人的一生中，只有自己才是管理好自己的最佳者，对于做的好的地方，我们要继续保持，也要鼓励自己做得更好。对于做的不好的地方，要敢于承认，改正，要朋友、家人监督自己，与同学之间相互监督。

计划固然好，但更重要的，在于其具体实践并取得成效。任何目标，只说不做到头来都会是一场空。然而，现实是未知多变的，定出的目标计划随时都可能遭遇问题，要求有清醒的头脑。其实，每个人心中都有一座山峰，雕刻着理想、信念、追求、抱负；每个人心中都有一片森林，承载着收获、芬芳、失意、磨砺。一个人，若要获得成功，必须拿出勇气，付出努力、拼搏、奋斗。成功，不相信眼泪；成功，不相信颓废；成功不相信幻影，未来，要靠自己去打拼。 根据自己的能力给自己定位，不强迫自己，要快乐地学习，也要快乐的生活，保持平稳和正常的心态，按照目标和理想有条不紊，循序渐进地努力。

办公室秘书的职业规划 篇2

一、背景与意义

文秘是一种综合性极强，涉及领域甚广的职业，大到国家机关、事业单位，小到地方私营企业都少不了文秘工作。近几年秘书专业毕业生数量也呈不断上升之势，并且对秘书人才素质的需求越来越高，但是文秘专业毕业的学生专业知识不扎实；个人能力水平低，动手实践能力不强；综合素质不高，难以胜任机关、企业所招聘职位的需求。并且刚毕业的学生大多有浮躁，急功近利，想拿高工资，谋求高职位的不健康的就业心态，而不满意文秘的工作岗位。对自己的工作岗位没有清晰的规划，不知道该做什么，该怎么做。

近年来，企业、机关对新近毕业的文秘专业毕业生的专业知识、知识层面、工作效率、道德素养、综合素质等不尽满意，文秘专业的毕业生面临严峻的“就业寒冬”。文秘专业毕业的学生就业难，而企业难招聘到符合企业本身发展需要的文秘工作人。

所以文秘专业的大学生应该要提高自己的专业知识、知识层面、工作效率、道德素养、综合素质等方面的才能，树立先就业，再择业的正确就业心态，按部就班，一步一个脚印在激烈竞争的社会占有一席之地。

二、内容

文秘工作是围绕办文、办事、办会开展工作的。对文书信函，新闻稿撰写，有需要的文字材料的准备和起草工作，对文书、文件的办理处理，文书、文件的打印、制作、收发、传递，立卷及归档。

从事文秘工作的人的终极目标是高级秘书，也就是通常所说的办公室主任或秘书长、其次是秘书、助理，最后是文员，文员是从事文秘工作的人的初次择业岗位。

文秘人员应该要有多元化才能，懂得一国甚至两国以上的语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能。组织能力，文秘不仅一个职位，更是一个组织者，要为各种会议和活动作计划，并落实安排。同时，还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。沟通能力，文秘人员需要和老板、同事以及客户打交道，要善于协调企业内外部的关系。获取新知识的能力，文秘人员必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别是在办公技术方面，需要跟上计算机应用的发展步伐。团队合作能力，文秘人员要参加到许多实际项目中去，要收集信息，要督促团队努力工作。

作为文秘人员还应该在实际工作中不断吸取经验，学习更多的知识和技能。

三、方案

没有人一蹴而就，都需要自己一步一个脚印，文秘工作犹如是。

一、初次择业岗位

初级文秘——办公室文员、主管助理

工作任务：拟写，收文、发文处理，文档管理，会议前筹备、会议中服务和会议后落实，办公室日常接待，办公室日常事务管理，办公用品与设备的使用和管理，办公环境管理。

职业技能：

1、拟写事项性通知、商洽函、传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信以及各类型的启事。

2、对文书进行立卷归档；

4、按要求发送会议通知，制作会议证件和指示标识，预定会议室，预定并确认会议住宿，确定最终参会人员；

5、按要求接站，完成签到工作，引导与会人员就座；

6、安排与会人员返程，清退会议文件资料，整理会议室；按要求签收、拆封、登记和分发文书；

7、确定归档范围

8、按外企的职业要求着装，接打电话，迎送来访者，招待来访者设计、填写接待记录与电话记录表；

9、安排会议室，安排用车，处理邮件；

10、发放办公用品，使用打印机打印文档，使用传真机收、发文件并对结果进行确认，使用复印机复印文件，碎纸机销毁文件；

11、维护接待室、会议室等相关公共区域的环境，维护上司的办公室环境及本人的办公环境。

要有良好的组织、沟通能力，流利的英语听说读写能力，熟练的计算机操作技巧，行为举止大方、谈吐文雅、文明礼貌是文秘人员要具有的基本素质。作为文秘专业的毕业生，在大学课堂上听说读写的专业训练和实际操作必须懂得以外，还要做到以下几点：

1、取得CET4、6级证书，作为文秘专业的学生不仅要掌握文秘专业的技能还要在此基础要学习英语。因为随着国际化，机关企业少不了与国际接轨，懂得英语，会应用英语成为文秘专业的一项技能要求，会英语、懂英语、会用英语，取得CET4、6级证书会成为文员的闪光点。

2、取得计算机办公软件中级证书；多阅读，作为文员怎样才能增加自己听说读写的能力，那无疑就是让自己多阅读，多看书，并且多看应用文写作的书，这对文员的工作很有帮助。

3、熟悉地图和交通，作为文员会经常有需要的采买、预定、接送，熟悉路线和交通会很有用处。

4、多参加机关企业组织的各种活动，让自己在实践中学习到为人处世的知识和经验。

5、与周围同事搞好关系，会让工作事半功倍。

二、再次择业岗位

中级文秘——经理助理、秘书

工作任务：商务文书拟写、文档管理、会议前筹备、会议中服务和会议后落实、办公室日常事务管理、办公环境管理、商务活动实施、信息管理。

职业技能：

1、拟写会议纪要、意见、合同、可行性研究报告；

2、制订档案管理制度，选择档案管理模式；

3、拟订会议策划方案，审核会议的筹备方案，组织与培训会议工作人员；

4、主持会议，督查会议决议的落实；

5、管理团队，陪同协助上司工作，拟订调研方案并组织实施；

6、实施并监管组织的安全运营，评估办公环境管理状况

7、安排参观活动、签字仪式、典礼仪式、展览活动、商务谈判、招商活动；

8、利用信息辅助决策，制订信息工作制度。

中级秘书，作为机关企业领导的助手，只有单单的专业技能是不能胜任的，在这个阶段也恰恰是作为文秘人员的发张阶段。知识，以及各方素养也应该增长。作为中级秘书是为上级分担工作的，除了秘书必须具备的听说读写能力外，还要学习和增长一下几方面的知识和能力：

1、应变能力的提升，作为中级秘书，要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定机动性和灵活性。

2、了解和学习人力资源知识，对人力资源知识进行学习，会成为让你在秘书的发展过程中有很大帮助。

3、提升中英文口语、阅读和写作能力，每天读记单词，朗读文章，多写作，多看书，会保持这项能力，而这项能力的保持和提升，会让你在秘书这条路上走得更加顺畅。

4、提高组织、协调、沟通、领导能力及出色的人际交往和社会活动能力以及敏锐的洞察力，判断与决策能力，以及计划和执行能力，多参加公共活动，多与人交流，提高这些能力。

5、学习公共管理的知识或者人力资源的知识等。

6、了解和学习金融、经济方面的知识，会让以后的路走得更加顺畅。

三、终极目标岗位

高级文秘——办公室主任、企业总裁秘书

工作任务：商务文书拟写、收文、发文处理、文档管理、会议前筹备、会议中服务和会议后落实、办公室日常接待、办公室日常事务管理、办公用品与设备的使用和管理、办公环境管理、信息管理 。

职业技能：

1、拟写通告、通报、决定、请批、批答函、总结、述职报告，制定计划；

2、审核文书，拟办文书，承办文书，催办、注办文书；

3、提供并利用档案，编写档案参考材料，管理电子档案；

4、拟订各种会议的筹备方案，督查会务的筹备情况，审核会议文件，与上司沟通会议的有关事宜，拟订会议的应急方案；

5、提示会议按计划进行，监督会议经费的使用，处理会中突发事件

6、对会议进行总结，评估会议工作

7、安排涉外礼宾次序，涉外迎送仪式，涉外会见会谈和拜访，涉外宴请，选择馈赠礼品；

8、提出改进办公流程的建议，处理突发事件的预防及应对措施，督促检查各项事务的完成情况，制定工作计划，确定承办期限，进行工作评估

9、制定办公用品和办公设备的采购程序，提出采购办公用品和办公设备的预算方案，调配办公资源；

10、选择办公模式，提出办公室布局方案；

11、加工、编写信息材料，提供并利用信息，反馈信息。

高级秘书是管理者、是参谋者、是要支持上司工作的下级，要有从事文秘工作4—5年的工作经历，要拥有沟通能力，执行力，公关能力，应变能力，判断力，创新力，领导力，决策力等一般能力，和初级、中级秘书的各类技能和学识以外，还要学习和拥有以下几点：

1、学习和取得工商管理、企业管理、行政管理、企业管理或者行政管专业的知识和本科毕业证，这要成分利用个人的剩余时间进行学习和考试。

2、学习法律相关的知识，例如法律与金融有关方面的知识；

3、熟悉和了解行业的相关信息；经常阅读期刊，周刊和报纸；

4、熟练的使用一门外语；

总结

没有人天生就是做某个行业的天才，也不是人人都从事同一行业。在提高理论知识和动手能力，完善自我，升华自我的过程中，随着社会的日益进步，不断汲取知识，才确定自己要做的职业。从事文秘的人员须不断调整自身结构，以适应社会的变化和发展，只有当自己心理素质日益成熟、完善，有德、有才、有识时，才能成为一名优秀的文秘人员。

四、指导教师评语

该生在设计期间积极与老师联系沟通，认真了解设计要求并按时按量完成各项设计任务。选题具有社会价值及实践意义，设计方案合理，格式规范，准予通过。

办公室秘书的职业规划 篇3

1、引言

高职院校中的管理工作有着很强的专业性、实践性。由于高职院校的西部秘书是高职院校系部各项工作的主要工作人员，并且是院校教务处和系部之间、系部主任和老师之间、老师和学生之间沟通教学工作的桥梁，是高职院校系部主任工作上的主要助手，是传递信息、反馈信息的重要通道，是整个教学工作中不可或缺的重要环节，系部秘书在高职院校教学工作中起到下传命令、传递和反馈信息、协调工作等的作用。因此，高职院校系部秘书应该具备教学教育方法、掌握专门知识、有工作执行力等多种能力。高职院校系部的秘书应该是素质高、业务能力强、人员稳定的一支队伍，这样可以有效的提高高职院校的管理水平、教学工作的质量。

2、高职院校系部秘书在工作中存在的问题

根据调查近几年各高职院校系部秘书的工作，我们可以发现目前很多高职院校系部秘书在工作中都存在着一定程度上的问题，比如说系部秘书本身的专业知识能力不够、工作执行力不够强等多种问题，下面我们将从几个方面大概分析一下目前各高职院校系部秘书在教学工作中所存在的问题：

2.1高职院校对系部秘书的重视程度不够

（1）目前我国大多数高职院校都比较重视教学工作，然而看轻管理工作。高职院校在发展期间，一般都过于重视教学工作的地位，系部的其他工作都是为了服务教学工作的开展。在高职院校的高层看来，系部秘书的作用只是跑跑腿，因此给系部秘书安排的工作仅仅是按照计划安排各班的课程表、安排考试时间地点、跑跑腿送达文件或者是传递命令。还有很多高职院校管理层认为这些简单并且机械化的工作，并不需要过高的专业知识水平和专业技能，任何人都可以胜任，因此不重视对系部秘书的挑选工作。然而，整个高职院校的人才培养方案、专业课程体系的建立、师资力量的培养甚至是教学改革都需要系部秘书的参与。由于高职院校管理者对系部秘书理解方面的偏差，导致系部秘书的工作效果不高，不能为整个高职院校带来更好的利益。

（2）除了重视教学工作之外，我国很多高职院校都比较重视使用过程，并不重视培养过程。我国很多高职院校对系部秘书并没有培训，然而要求系部秘书完成很多工作。高职院校在教学管理工作上，对系部秘书的职位责任和工作的内容有着详细的要求，并且要求系部秘书根据院校工作的需求高质量、高标准的完成工作。在对系部秘书这么多工作要求下，高职院校应该对系部秘书进行工作上的培训。

2.2系部秘书自身能力的不足

由于很多高职院校对系部秘书工作的不重视心理，系部秘书本身也会产生消极的思想。有些高职院校系部秘书对管理工作并不上心，缺乏工作责任心，缺乏对自己职业的尊重和爱护精神，还缺乏对工作的积极性。他们缺乏工作热情，在管理工作上被动地接受工作任务，敷衍的完成上级或领导的指示，工作效率过低，对能推掉的工作就推掉。长期这样，他们也不注重提升自己的专业知识水平、专业技能等，全靠以往的经验来完成当前的工作，循序守旧，每天都机械的完成自己的工作任务。他们一天一天的懒散下去，完全丧失了对工作的热情，缺乏创新意识，缺乏对工作的探索意识。再加上一些系部秘书自身的素质并不高，沟通能力低，服务意识也不高，并不利于整个高职院校管理工作的开展。

2.3工作繁杂，缺乏吸引力

高职院校系部管理秘书这一工作的工作性质和岗位职责，要求系部秘书在自己的整个工作过程中不断的提升自己的专业知识水平和专业技能、不断学习提高自身的综合素质和业务能力。高职院校系部秘书的工作主要是按照院校的计划安排整个院校的教学工作、管理教学档案、管理学生的教材、管理院校的考试时间地点等事务性的工作，系部秘书还要协调院校之间各种的关系、处理多种突发事件以及撰写各种资料数据等为了保证高职院校系部教学管理工作的正常进行。为了整个高职院校教育管理工作的正常进行，系部秘书往往面临着繁重的工作任务、复杂的工作内容，系部教学秘书在整个工作中，应该时刻保持清醒的头脑，保持充沛的体力，保持高度的工作热情，在自身专业技能的基础之上开展自己的工作。这样繁忙的工作任务、复杂的工作内容、再加上领导同事关系之间的不愉快，系部秘书在工作之中，肯定会产生一种消极的思想情绪，厌倦自己的工作，慢慢丧失了对工作的积极热情，从而导致工作效率的大幅度降低，导致整个高职院校管理工作不能顺利正常进行下去。

3、高职院校系部秘书的职业规划和发展路径

高职院校系部秘书在整个院校管理工作中，从写文件到下达命令、从整理文件到整理档案、从沟通各阶层关系到对外管理，有一点一滴的小事也有大的财务管理等重要的事，任何一件事情都容不得一点马虎。目前高职院校系部秘书所存在的一些问题，我们应该想办法解决，因此要制定系部秘书的职业规划和发展路径。

长久以来，高职院校管理层人们对系部秘书这一职位的认识并不周全，他们认为系部秘书的工作只是简单的每天重复一样的工作。然而，当今社会系部秘书的工作是一个具有行政管理和教学管理性质的工作。系部秘书在工作中需要在基本教学规律的基础之上，灵活的运用管理理论知识，并且在工作中需要投入自身的智慧、才能以及奉献精神。系部秘书虽然在高职院校中是一个并不起眼的小人物，但是他们的作用确实十分重要的。

3.3建立定期考评制度

为了鼓励系部秘书在日常不断学习，提升自己专业知识技能，高职院校可以建立绩效考评的制度。也就是指高职院校可以采取一定的考核方法，对系部秘书的工作情况、工作态度等进行一定的评价，并且记录成绩。进行绩效考评的主要目的是观察系部秘书的日常工作，从而提高系部秘书的日常学习能力。根据系部秘书在考评中的表现，可以适当的进行奖励或惩罚。对于在考评中表现不好的系部秘书，指出他存在的问题，并且提出改进的方法。对系部秘书的定期考评，还有利于高职院校系部对人才方面的调整工作的进行。对于在考评中表现良好的系部秘书，应该适当的奖励，这样才能积极的鼓励系部秘书在日后的工作中，更加努力。不同高职院校可以根据自己院校的系部秘书的职位性质，来完善各自的考评制度。考评制度的建立和完善，对整个高职院校管理工作的顺利进行有着十分重要的作用。

4、总结

系部在整个高职院校中起到至关重要的作用，而系部秘书则是系部管理工作的基层工作人员。总的来说，要想更好的提升高职院校的管理水平和教学质量，首先应该选用一批有着丰富的专业知识、很强工作执行力、综合素质很高的系部秘书。

秘书的基础知识和能力

秘书必备的基础知识和能力

随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越旺盛，人才市场对秘书素质及技能的要求有别于传统，适应现代企业需求的高级秘书，已成为抢手的职业新宠。下面是我为大家整理的秘书必备的基础知识和能力，欢迎参考~

秘书职业的现状

(一)社会对秘书人员的需求状况。 当今社会对秘书人员的需求情况，据近几年来人才市场的信息统计分析，社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员：

1.服务类秘书：如公司办公室，基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员，通常是专为较高级的领导人配备的。

2.事务类秘书：如企业、基层行政事业单位的办公室文员，公关文员，档案管理人员等，在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。做好各种会议的记录及会务工作。

3.文书类秘书：如在企业，基层行政事业单位负责文字起草，文字处理的专业文字秘书。撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。负责各种文件的起草、装订及传递工作。

4.管理类秘书：如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书人员。办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜并进行管理。

目前，我国企事业单位尤为需要高层次的满足国际化要求的高级秘书。打造高素质的秘书已成为市场的迫切要求，也将为秘书专业人才提供较好的就业前景。

(二)秘书人员自身素质状况分析。

1.业务水平欠缺，专业技能薄弱。这是目前秘书表现最弱的一点。伴随信息技术的高速发展和办公自动化的趋势，秘书人员的很多工作，比如传统的文书写作、文档管理、文字处理等，逐渐被自动办公系统所取代，现代办公效率同时大为提高。虽然绝大部分秘书的文化层次不低，但是由于没有经过专门的行业业务知识培训，在初入职的时候，工作效率低，不能及时保质保量地完成领导交办的工作任务，也不能适应市场经济的快节奏。

2.创新能力及意识低下。创新能力及意识是对秘书素质的考验，当今很多秘书缺乏创新意识和能力，主要表现在以下两方面：首先，墨守成规的传统观念难以打破。任何事情和工作都按照领导说得做，依葫芦画瓢，没有自己独立的风格和个性。惯性顺向思维及依赖性过强。其次，工作缺乏主动性。日常工作中采取被动的工作方式，满足于跟着领导的指挥棒行事，没有主动积极、乐于开拓的创新精神，而目前企事业单位强调的是秘书要具有时代感和创新意识，能有效地提出新见解、新看法，具有预见性、前瞻性，积极主动展开工作，充分发挥出主观能动性。

3.知识老化过时，知识储备不足。

随着信息时代的到来，传统的知识储备已不能满足时代的发展及需求，知识更新迫在眉睫。部分秘书目前还局限于传统知识结构，不善于接受和学习新知识，不善于对已学知识进行整合。一些秘书人员天天杂事缠身，疲于奔命，自学也难抽出时间，知识得不到更新，只能啃老本。还有部分秘书依靠老秘书传帮带的方式，知识、经验难免有局限性，缺乏现代管理方面的综合性知识和能力。

4.缺乏“通才”及“全才”。当今对秘书综合素质要求越来越高，除了专业知识和技能之外，还要有行业知识和社会知识，更需要具备高情商和高智商，通才和全才真的是一将难求。

秘书应具备的能力和知识

(一)秘书应具备的能力。

1.普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、记忆力、思维力、理解辨别力、交际沟通力。上述能力是其他能力的基础。现代秘书工作人员要具有敏锐的洞察力和灵敏的应变能力，要善于观察事务，发现问题，这样才能加强辅佐领导的主动性，真正发挥参谋助手作用。思维力是人们智力活动的核心，一个人如果失去了思维能力，其他能力也就失去了意义。

2.通用能力。现代的秘书人员要掌握表达、调研、管理、办事4种通用能力。秘书的首要职能就是运用语言载体进行信息沟通，辅助领导的活动，因此，表达能力是最关键的。表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两个方面。现代秘书要既擅长写，又长于说，无论写说，都要做到准确简洁、适用合理。秘书人员的调研能力包括调查能力及研究能力两方面，秘书调研能力的强弱直接影响着秘书参谋助手作用的发挥。秘书的管理能力包括3个方面:辅助计划能力、组织实施能力和沟通协调能力。现代秘书必须具备较强的管理能力以辅助领导的管理活动，为领导活动提供全局性和超前性的智能服务。范围广，内容多，头绪多的事务性工作要求秘书人员要有较强的应变品质和变通能力;要熟悉办事渠道、掌握办事程序，及时准确、妥善地处理事务.同时，还要有较强的人际交往能力，能善于通过建立良好的人际关系，创造良好的人际环境，提高办事的效率。

3.专业技能。作为现代秘书，必须具备较强的专业技能，如语言沟通表达能力、外语听说读写能力、计算机操作能力、速记能力。秘书人员工作一个重要的任务就是办文，从事大量文稿的草拟与修改，这都要求现代秘书具备扎实的文字功底，要精通语法、修辞、格式及逻辑知识，要掌握一定的写作规律，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容。因此秘书一定要加强写作训练，熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，平时随时注意积累资料，不断提高写作水平，培养精确的文字表达能力。加入WTO后的中国，外贸出口已经在许多企业的贸易总额中占据了相当大的比重，对外贸易中多多少少都会用到外语，因此这也客观地要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求，秘书要熟悉办公软件的使用并熟悉计算机网络，还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力，领导在口头表述的时候，秘书要以最快的速度记录到工作笔记中，或者录入电脑中，从而大大减少工作时间，提高工作效率。

4.创新能力。秘书还应具备一定的创新能力。秘书的创新能力，是指秘书人员能够领悟领导的意图，发挥主观能动性，创造性地为领导提供最佳服务的能力。在知识经济时代，各种信息瞬息万变的情况下，要求秘书在实际工作中勇于探索、改革创新。所谓创新，就是无论从工作内容还是从工作方式上都有新意、新内容、新办法。

要做到这些，秘书人员必须注重自身的继续教育和综合能力的培养，激励自己尽快增长理论知识和实践才干，在思想观念、行为倾向、知识结构、知识存量、应用能力等方面作较大努力，以适应知识经济时代对人才的要求。

(二)秘书应具备的知识。

1.基本知识。基本知识是秘书工作者知识结构的关键。一切其它知识离不开基本基础知识的铺垫，否则就是“无源之水，无本之木”。秘书应具有的基本知识可分为两类：一方面是社会科学知识，相当于高中水平的语文、政治、历史、地理等知识;另一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物知识，除此之外还应懂得一点经济知识，法律知识和科技常识，并且熟练一门外语。

2.专业知识。秘书人员的专业知识可分为两大部分，第一部分是秘书专业的基础知识，第二部分是秘书所在行业的行业知识。行业知识是指秘书专业知识的另一部分，是秘书所在行业的行业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业知识是指秘书在单位所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业早按第二专业进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。

3.拓展知识。秘书人员不仅要了解并熟知专业知识和生活当中的一些基础知识，还应该掌握一些相关的边缘知识来拓展自己更好的工作。比如心理学、礼仪学、公关关系学、企业管理学等。拓展自己的知识面，才能使自己在工作中更加挥洒自如、得心应手。现代秘书人员不仅应该是一个专才，还应该是通才、全才。

拓展阅读：秘书职业能力的培养

一、职业能力结构的概念

在劳动与社会保障部的研究课题《国家技能振兴战略》中，按职业分类规律把人的能力分成三个层次：职业特定能力、行业通用能力和核心能力。职业特定能力是指每一个职业独特的、在工作过程中直接运用的、只适用于这个职业的岗位职业能力;行业通用能力是在一个大类行业中，职业工作者在一般职业活动中所需具备的、在技术和专业上支持特定能力的可通用的基本能力，适用于大类行业内的不同职业或岗位;核心能力是从事所有行业职业职业活动的一种最基本的能力，核心能力具有普适性的特点。

职业核心能力作为具有普适性的适用于各行业、各职业岗位的基本能力，可以分为三个部分：基础核心能力、拓展核心能力和延伸核心能力。基础核心能力大致可以包括：职业沟通能力、团队合作能力和自我管理能力;拓展核心能力包括：解决问题能力、信息处理能力、创新创业能力等;延伸核心能力的具体内容包括：领导力、执行力、个人与团队管理能力、礼仪素质、五常管理能力、心理平衡等。

二、秘书职业能力的结构性要求

秘书职业能力应该包含哪些方面，这是文秘专业教育工作者和相关专家、学者一直在探讨的问题。比较常见的是将秘书职业能力分为专业能力、方法能力、社会能力三个层面。也有学者将秘书职业能力分为基本能力和综合能力两个层面。也有一些学者将秘书职业能力整体概括为五个方面：多元化才能、组织能力、沟通能力、获取新知识的能力、团队合作能力。或者从秘书岗位对能力的需求出发，认为秘书应具备六方面的能力：理解与判断能力、沟通与交际能力、组织与协调能力、收集与选择信息能力、口头与书面表达能力、操作与办事能力。

如果从秘书职业教育的角度来看，为了将秘书职业能力的培养落实在具体的秘书专业课程体系设计上，有层次地对秘书职业能力进行结构性划分具有重要的意义——能力结构划分对课程体系结构具有的对应性指导价值。从这个角度出发，可以按照《国家技能振兴战略》的研究课题中职业特定能力、行业通用能力和核心能力三个层次。

(一)秘书职业核心能力。秘书职业核心能力不是针对秘书职业自身，是涵盖所有职业的能力要求，包括：沟通与交际能力、团队合作能力、学习能力、理解与判断能力、外语应用、信息处理能力、组织与协调能力、决策能力。

(二)秘书职业通用能力。秘书职业不同于其他职业，缺少明确的行业背景，或者说是跨行业的普适性岗位，在不同的行业中，秘书工作都要涉及该行业的通用能力。但就秘书职业教育来说，无法兼顾所有的行业，虽然可以选择相关行业作为秘书职业教育的行业背景方向，但在行业通用能力培养方面很难真正实现。因此，秘书职业通用能力应该围绕秘书类岗位在不同行业中通用的能力来展开，包括几个方面：调研能力、时间管理能力、操作与办事能力、服务能力、企业管理能力。

(三)秘书职业特定能力。对于秘书职业特有有的能力来说，职业特定能力包括以下几个方面：文书拟写能力、会议组织与管理能力、活动策划与执行能力、办公室事务处理能力、文件与档案管理能力、办公软件操作能力。

三、秘书职业能力培养的结构性问题

当前，秘书职业教育的现状是偏重于专业技能的学习，强调对职业特定能力培养，职业核心能力也开始得到重视，但对行业通用能力的研究和实践还比较薄弱，存在秘书职业能力培养的结构性失衡的现象。

(一)秘书职业能力培养偏重于职业特定能力。当前职业教育普遍实行双证制，职业院校的秘书专业在进行课程体系构建和教学实施过程中，一般都会参照劳动和社会保障部制定了秘书国家职业标准和中国高教学会秘书学专业委员会制定了中国秘书岗位职业标准。从前文秘书国家职业标准和职业鉴定考核内容可以看出，尽管标准中体现了核心能力和通用能力，但在考核中基本处于次要的地位。

(二)职业核心能力培养需要加强。在秘书职业核心能力中，沟通与交际能力的培养在一般的职业教育中都受到重视，除了开设沟通类课程以外，在公共课和专业课的教学过程中，通过小组活动、总结和汇报等形式得到了体现;信息处理能力、团队合作能力的培养虽然可以在课堂教学环节、小组实训任务等教学设计中得以体现，但因为缺乏真实的工作情境，往往流于形式，达不到预想的效果;在学习能力培养方面，往往受职业教育学校学习环境和学习气氛的影响，以及教师对学习能力培养方法的缺乏，很难落到实处;组织与协调能力、决策能力的培养大多处于一种放任自流的状态，完全依赖学生社团和学生活动支撑，只有小部分积极主动的学生能够得到锻炼，有目的的教育和培养缺失;外语应用能力的培养尽管有教学课时的保证，但更多为了考试的目的，偏离了应用的功能;至于理解与判断能力，则完全没有针对性的培养。

(三)秘书职业通用能力培养薄弱。由于当前职业教育还处于一种半封闭式教育，学生的社会参与度不高，调研能力、时间管理能力、操作与办事能力、服务能力、企业管理能力等能力的培养缺少必要的施行条件，尽管职业院校一直致力于校企合作，但合作质量和合作深度、广度参差不齐，尤其对于秘书类专业难度更大，这些都使得秘书职业通用能力培养处于一种空白状态。

四、秘书职业能力培养的对策

针对秘书职业能力结构培养存在的问题，职业教育院校在秘书职业能力培养方面应从课程体系构建、教学模式设计、测评体系改革和实训实习条件建设等几个方面进行改革和实践，实现秘书职业能力的平衡培养。

(一)职业能力结构模块课程体系构建

1、培养目标：根据秘书人员的社会需求情况以及不同层级秘书职业岗位能力需求的变化，结合职业特定能力、通用能力和核心能力三个层面的职业能力要求，分析并制定高职文秘专业人才培养目标和规格。

2、课程结构：将行业标准和企业标准与国家职业资格标准融合，以秘书职业能力结构分析为基础，优化课程结构，构建涵盖职业特定能力、通用能力和核心能力的结构完整、层次分明的课程体系。

3、课程开发：根据行业标准和企业标准，参考秘书职业资格标准，将三个层次的职业能力要求分解为若干职业能力模块，以能力模块为依据，开发针对性的能力培养课程。

(二)工作过程导向教学模式设计。

在课程教学方面，围绕秘书职业能力模块培养的目标，以秘书岗位工作过程中能力需求为核心，以学生主动性学习方式为主体，设计课程教学模式。

1、教学内容选取：根据秘书职业能力模块划分，在秘书职业特定能力、通用能力、核心能力三个层面，确定课程职业能力培养目标，围绕培养目标，选取教学内容。

2、教学方法设计：结合秘书工作过程中的典型工作任务，规划项目任务，以项目为中心，采取案例教学法、项目教学法、模拟教学法、引导文法或者角色扮演法等多种行为导向教学方法，设计教学环节，让学生在自主学习中掌握秘书职业工作过程中的能力培养。

(三)职业能力测评体系构建。

在评价体系方面，可借鉴秘书职业资格证书的考评机制和方法，建立多层次的职业能力测评体系。

1、职业能力模块测评体系：以课程的职业能力培养目标位核心，进行单项职业能力测评，考查学生职业能力结构中相应模块的能力。这个测评可作为学生相应课程的学习结果考核。

2、职业能力综合测评体系：根据三个层面的职业能力结构培养要求，设计综合的职业能力测评。可以分为两个层次：一是年度职业能力培养综合测评;二是毕业生职业能力综合测评。二者均可以选择抽考的方式，前者可在每年进行，后者在毕业年进行。

通过职业能力培养测评体系的建设，可以使职业能力培养目标具体化、明确化。通过测评结果的分析，可以准确了解学生职业能力培养的质量，并促进教学内容和方法的改革。

(四)实训和实习环节设置。

实训和实习环节，是学生从学习状态到工作状态的能力转化阶段。实训和实习的效果，既是学生职业能力培养的一个阶段，也是专业教学效果的检讨。

1、实训环节：实训环节可以分为校内实训和校外实训。校内实训主要依托于校内的实训室，侧重于完成相应专业技能的训练;校外实训，侧重于校外质询基地的建设，重在企业状态下文秘专业的观察、学习、训练以及秘书岗位的认识，保障学生在真实环境中锻炼自身的职业技能。

2、实习环节：实习环节也可以分成校内实习和企业实习两个部分。校内实习可依托秘书专业创办秘书事务所，或者学校相关的行政部门，采取灵活的方式。秘书事务所可以模仿国外的学生公司或者模拟公司的形式，对外是经济实体，提供秘书服务，对内则是课堂教学的延伸，是秘书实训场所，这在个别职业院校已有成果的尝试;企业实习目前各院校均有明确的规定，在此不作论述。

实训和实习环节的设计，目的是在校内、外为学生创造较多的模拟和实际工作环境，使学生掌握企业的生产、管理规律和方法，感受企业文化，弥补在校学习的不足，完成职业特定能力，尤其是职业通用能力和核心能力的培养，以适应以后实际工作的需要和未来职业的发展。

总之，秘书职业能力培养，必须改变知识和技能混合培养的模式，明确秘书职业能力的结构要求，并针对结构性的职业能力要求，在培养目标、教学模式、考核体系等方面进行改革和建设，以职业能力综合培养为秘书职业教育和教学的核心，以职业能力模块式培养为基础，以实训和实习为拓展，将职业特定能力、职业通用能力、职业核心能力培养融合，形成完整的秘书人才培养模式，保证秘书人才培养质量满足经济、社会发展的需求。

拓展阅读：行政秘书岗位职责

1.负责一般的行政公文、行政活动、会议等相关文件的撰写校对工作，行政领导发言文件的起草;

2.协助上级领导进行会议事务的.准备，行政工作会议的会议记录以及会议纪要的起草工作;

3.负责督促各项行政工作的落实情况，并将情况及时反映给上级领导;

4.负责来访客人或者单位的接待工作;

5.负责行政相关文件的整理与归档;

6.负责进行各部门之间的沟通协调工作。

行政秘书应具备的能力

1.具备良好的文字功底，可以起草各类行政文件;

2.具备企业行政管理、文件管理方面的知识和经验;

3.具备公关礼仪知识，可以协助领导合理安排会议以及客人接待工作;

4.具备较强的沟通协调力;

5.具备良好的计划和执行能力;

6.工作认真、积极主动。

行政秘书任职条件

1.文秘、中文相关专业大专以上学历;

2.具备1年以上相关工作经验，参加过相关档案管理、文书写作方面的工作经验;

3.具备行政管理、文秘工作的相关知识以及能力;

4.具备良好的沟通协调能力;

5.具有高度的工作热情，工作认真负责。

行政秘书职业发展

行政秘书属于文秘和内勤的角色，可以朝着行政助理、行政经理的方向发展。具备专业的行政和文秘工作知识，具备一定的管理经验，秘书与领导的接触比较频繁，工作优秀可以得到领导的赏识，对于行政秘书的发展很有利。

行政秘书收入

行政秘书的收入一般不算高，月收入水平在2000-6000元之间，工作经验少，新入行的行政秘书收入一般在3000元以下，想提高收入，需要不断提高自身的工作能力、积累经验，朝着行政助理、行政经理的方向发展。对此岗位有意向的可以到好猎头网求职，对于职位的提升和收入的增长非常有帮助。

提升办公室秘书公文写作能力的途径

第一步接受拟稿任务

这是公文写作的起点。在这一步中必须明确几个问题，领导交待任务的实质是什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重点放在哪里？这一步的关键是要善于揣摩领导的意图。因为公文写作是一种提令性写作，只要把领导的意图吃透并充分表达出来，材料就是基本成功的。揣摩领导意图的方法是听、记、消化。听就是在接受任务时集中精力听领导讲意图；记就是把领导讲的东西尽可能原原本本地记下来，以备写作时查阅；消化就是在听和记的基础上，充分理解领导提出的问题和观点。既要站在全局上去理解，因为领导交付的任务不可能讲得很细致、很全面，大都是要点式的；又要参照领导平时的一贯思想去理解，一般情况下，领导提出的问题都是经过长时间的实践和思考得出的结论。

第二步广泛收集材料

这是公文写作的根据，没有材料就好比“巧妇难为无米之炊”，公文写作更是无从下笔。收集材料一是必须考虑表达主题的要求，围绕主题收集真实、准确、新鲜、典型的能反映事物本质特征的资料。二是明确收集材料的途径和方法。可以从现有的资料中收集，如单位基本情况、重点工作任务等，以了解有关情况；也可以深入工作的第一线，收集第一手“活”资料，以便反映工作中的动态信息；还可以从国家的政策法规中收集，为拟写公文寻找更多的权威性依据。

第三步拟定写作方案

这是公文写作成功与否的关键，旨在确定一篇公文的主题思想、表达次序、各部门内容之间的衔接配合关系。

主题思想的确定是以“解决什么问题”作为主线拓展思路，以“传递什么信息”作为主线提炼主题，以“受众需求心理”作为导向确立主题。具体来讲包含五个方面：一是领导应该讲什么？二是文件起草部门希望领导讲什么？即有关部门对于这项工作希望通过领导讲话传递出的工作信号。三是受众希望听到什么？受众对领导的讲话往往都有具体期盼，或是答疑解惑，或是肯定表扬，或是明确思路等。四是领导本人希望讲什么？每位领导讲话都有一贯的思路、风格及近期关注的重点、强调的要点等。五是上级希望领导讲什么？每项工作都应照上级领导机关的部署和要求开展，讲话中需要科学地传递上级的要求。

表达次序是公文写作布局合理性的重要体现：一是善于提纲挈领，按照公文主题搭建提纲，拟定框架，反复基本布局结构的合理性。二是善于归纳整合，在把握公文整体结构的基础上，按照诉求重要性科学合理划分文章层级，使受从能通过标题基本判断行文逻辑。

各部门内容之间的衔接配合关系通过素材的平衡、恰当的转折和流畅的过渡来实现，确保各个层级紧密衔接，减少文章的突兀感和生硬感。

第四步正式起草文稿

这是公文写作的核心。在起草文稿过程中要把握以下几个环节：

深度加工。把筛选所得的过加工处理，初步构建公文文本，对照公文提纲和框架结构，通过对信息模块的合并归类和填充，实现公文“由骨到肉”的质变。

注重事例。公文写作要依事而论，在写作技巧上可借用“以事实说话”的笔法。如果全篇没有涉及实情的“干货”，那整篇文章就会沦为大话、空话、套话的堆砌，导致读者无趣、听者闹心。写材料既要仰望天空，更要脚踏实地，如总结性公文可以通过大量事例的直接引入增强文章说服力。这里要格外关注事例的典型性和真实性，不当的事例引用常常会造成适得其反的效果。

善用数字。恰当选取各种数据能够增强公文的信息含量和说服务。对数字的选用要注意两点：一是数据的权威性，要使用权威部门发布的数据，非正式渠道搜集的数据要经过权威机构核实方能使用；二是数据的准确性，重要数据要以专业部门统计口径为准。

做好会商。当公文内容涉及其他部门职仅范围时，应当主动协商，取得一致意见后才能对外行文；如有分歧，应加强协调直至取得共识，以防政出多门。

强调升华。一般的材料只求四平八稳，优秀材料需要推陈出新、彰显特色。要实现从“一般”到“优秀”的飞跃，从“有形无神”到“形神兼备”，一要于常规处寻亮点，有效提炼出本单位工作的亮点和突出成就，以实实在在的内容震撼人心；二要于浅显处见真知，发散思维、升华思想、小中见大，把真知灼见融入到材料中；三要于文字处求新颖，在遣词造句上下功夫，注重语言的生动性和可读性，如通过恰当使用排比对仗等句式增强文章的气势和韵律，或借用一些约定俗成的古典语言增强公文的典雅和美感。

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职场最重要的能力是什么？

在职场中，最重要的能力可能因个人职业背景和所处行业而异，但以下几点通常是职场成功的关键因素：

1. 沟通能力：无论在哪个行业和职位，良好的沟通能力都是非常重要的。这包括有效地表达自己的观点、倾听他人的意见、与他人协作以解决问题等。

2. 团队合作：职场往往需要与他人合作共事，具备团队合作精神至关重要。这意味着要尊重他人、愿意分享信息、支持团队成员并积极参与团队活动。

3. 解决问题能力：职场中经常会遇到各种问题和挑战，具备良好的解决问题能力可以帮助您迅速找到解决方案，提高工作效率。

4. 适应能力：职场环境不断变化，适应能力是应对这些变化的关键。这意味着您要能够迅速适应新的工作环境、技术和要求，保持灵活和开放的心态。

5. 自我管理：有效的自我管理能力可以帮助您合理安排时间、设定目标并跟踪进度。具备自我管理能力的人更容易在工作和职业发展中取得成功。

6. 专业知识和技能：在职场中，具备与职位相关的专业知识和技能是至关重要的。不断学习和更新知识，提高技能水平，有助于在职场中脱颖而出。

7. 创新和批判性思维：具备创新和批判性思维能力的人更容易发现新的解决方案和机会。在职场中，这类能力有助于提高工作效率、降低成本并创造新的价值。

综上所述，职场中最重要的能力包括沟通、团队合作、解决问题、适应、自我管理、专业知识和技能以及创新和批判性思维。努力提高这些能力，有助于您在职场中取得成功。

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