秘书在变革时代的作用：适应技术、塑造办公文化

在当今不断变化的商业环境中，秘书的作用正在发生重大转变。随着技术的发展和工作场所文化的转变，秘书需要适应新的技能和职责，以满足现代工作场所的需求。

适应技术

技术正在对秘书的工作方式产生重大影响。秘书现在需要精通各种软件和工具，包括：

• Microsoft Office 套件
• 电子邮件和日历管理系统
• 视频会议工具

秘书还需要了解社交媒体、云计算和自动化工具。通过拥抱技术，秘书可以自动化任务、提高效率并更有效地沟通。

塑造办公文化

秘书在塑造办公文化中也发挥着至关重要的作用。他们可以通过：

• 促进沟通和协作
• 提供支持和指导
• 营造积极和专业的办公环境

具有良好沟通技巧、组织能力和人际交往能力的秘书可以为整个办公室创造更积极和富有成效的环境。

变革时代的具体技能

在变革时代，秘书需要掌握以下具体技能：

• 技术素养：对软件、工具和技术的熟练程度
• 沟通技巧：有效沟通、建立关系和影响他人的能力
• 组织能力：规划、优先级排序和管理任务的能力
• 人际交往能力：与他人建立积极和有效的关系的能力
• 批判性思维能力：分析信息、解决问题和做出明智决策的能力

发展秘书技能

秘书可以通过多种方式发展他们的技能，包括：

• 参加培训和研讨会
• 获得认证
• 与其他秘书建立联系
• 在工作中承担新任务和职责

通过持续发展，秘书可以跟上变革时代的工作场所不断变化的需求。

结论

在变革时代，秘书的作用正在发生转变。通过适应技术和塑造办公文化，秘书可以为现代工作场所做出宝贵贡献。具有必要技能和知识的秘书可以提高效率、促进协作并创造更积极的工作环境。

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秘书怎样才能适应现代社会的变革

（1） 秘书工作职能的转变① 支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案政府机关、企事业单位的秘书人员，不仅要掌握本单位的行政管理和企业管理业务流程，抓住政务活动和生产过程中的薄弱环节，把在实践中发生的问题随时汇报给领导、上司，还要有自己的独立看法。 把自身思维和行动置于日新月异的国内外市场中，置于复杂多变的社会大环境中，随时参与对政治、经济活动，及时更新思维方式和处事方法，把握社会动向、市场行情。 在跟随领导、上司深入实地调查研究时，主动接受鲜活经验，促使思维活跃、观念常新。 秘书还应运用逆向思维、发散性思维来补充领导、上司的不足。 ② 辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制作为领导的助手，秘书辅助管理的重心也必然随之转变。 秘书应多了解、研究下情，多跑基层，多协商、沟通、建议、调解、调节，多做为企业、为消费者、为公众、为社会服务的具体工作。 ③ 处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息一方面，秘书人员应运用和完善双向信息沟通手段，如来信来访、民意测验、基层访问调查等，主动收集反馈信息；另一方面，政府机关应更好地履行政务活动公开原则，提高行政的透明度；建立和完善政府发言人制度、政府新闻发布制度；进一步拓宽社会沟通渠道，吸引公众参政议政。 ④ 计划工作，由重在重重传达计划转变为重在独立企划秘书必须具备独立企划和创造能力。 秘书要主动地、广泛地去收集信息，尤其是研究信息，有自己的分析，有自己的独立见解，然后提供给上司，经采纳后写成计划。 （2） 秘书工作方式的转变① 服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务秘书服务形式开始出现移动（手机）通讯秘书服务、BP机寻呼秘书服务以及电子邮件方式的网络秘书服务。 秘书服务业兴起的原因：专业化分工越来越细与日常事务的复杂化程度越来越高的矛盾；现代生活节奏越来越快；其他专业化公司的增加；秘书职业化的不断加强。 ② 办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公贯彻上级指示，不断扩大网上办公的范围和深度，逐渐向“电子政府”的方向发展。 大力推行政务公开、厂务公开、校务公开的做法，遵循岗位责任制，尽快熟悉和适应快节奏的工作程序，提高办事能力和效率。 此外，秘书人员还要全面掌握电脑操作、网络运作、远程通讯的技巧。 秘书独立操作意识和主动服务能力也应大大加强。 ③ 会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展秘书在会展中起着辅助有时甚至是独立的组织、策划作用。 秘书在会展中担任联络、协调和组织工作；承担会展的会议组织工作；承担会展的文书工作。 ④ 操作方式，由手工操作转变为电子操作秘书人员必须跟上日新月异的电脑和网络技术，不断提高自己的操作和应用能力，学会修理电脑软、硬件和维护系统的本领。 秘书行业越来越向着专业化、职业化和社会化方向迈进，秘书人员应不断更新知识、完善自身，与时俱进。

论秘书在现代社会中的作用

为了适应社会中各企业群体组织结构的需要。 秘书工作的整体功能主要有三个模式：　 1、直接辅助层。 这个层次的秘书群体，通称助理，如董事长助理、总经理助理、经理助理等。 主要行使商战谋略和行政代理职能，有的直接进入领导核心。 在实际秘书工作中，他们与领导层最为接近，又大多具有秘书工作的丰富经验。 在他们手下一般都有大、小不同或密集型或松散型的工作班子，并对其负有组织领导责任。 在这个班子的支持下，充分发挥“领导智囊”或“领导左右手”的作用。 秘书工作的辅助决策和实施综合管理功能主要依靠这一层次的商务秘书群体来实现。 2、行政执行层。 这个层次的商务秘书群体通称经理秘书，具有较强的办事能力，则是这个群体的显著特征。 在管理系统中他们处于直接辅助层的外层，一般从事属于秘书工作范畴的事务工作，他们主要接受秘书部门主管的工作指令；办理各项具体事宜；他们也当参谋，但这种辅助决策大多是间接的，往往是寓参谋于办事之中。 商务秘书工作的办文、办会、办事功能主要依靠这个层次的商务秘书人员来实现。 3、技术操作层。 这个层次的商务秘书人员通称企业文员，他们的工作较为单纯，具有明显的专业性和技术性，如办公室内务、文书收发管理、档案管理、各种办公机器的操作等，积极提供专项服务、保障领导工作、管理工作的正常运行，是这一层次文秘人员最主要的功能，而熟练的专业技术能力，则是这一层次商务秘书最显著的特征。 内容链接：

办公室秘书的职能跟作用？

（一）为领导工作作铺垫的方法。 秘书工作中很多事务都是为领导工作作铺垫。 如领导决策前秘书的信息收集处理工作（我厂开展企业文化建设前，由党政办公室秘书收集了大量的企业文化资料，提供领导参考）；领导召开会议前，秘书的会前筹备，会中服务，会后整理工作；领导出差，秘书的出差事务准备工作；领导批阅文件前，秘书的文件处理拟办工作等等。 秘书的这些铺垫性工作的效率和效果，影响领导工作的进程及其效率和效果。 因此，秘书一是要准确把握领导工作目标；二是要明确领导工作进程的环节，明确领导工作进程各环节的时间要求、任务内容与各相关方面的关系，以及要取得的阶段性效果等；三是要明确领导在具体工作中将要采取的措施和方法，以便提前准备；四是要加强与领导的沟通。 （二）对领导工作拓展伸延的方法。 领导工作的拓展与伸延，具体表现在，领导作出决策以后，秘书要草拟决策文件，将领导决策内容用文字准确表达，制成文件，下发各单位；文件发布后，收集反馈，协助领导把握执行动态、反映及效果；领导召开的会议结束后，秘书要做会议文件的立卷归档工作，会后的落实、催办工作；领导出差以后，秘书要整理领导带回的有关材料，办理后续事务等。 对领导工作拓展伸延，要以保证取得领导工作的预期效果为目标，严格按照要求办事，在注重整体连续性和承继性的同时，注重适变和应变，使工作落在实处，产生实效。 三、新时期对党政秘书工作的要求 目前，我国国有企业正处在深化改革，转换机制时期。 这种形势，对国有企业党政秘书的素质提出了更高的要求。 作为国有企业现代办公秘书，除具备基本政治、道德和业务素质外，还应具备经济工作能力、协调能力和创新能力。 1999年，“全国党委秘书长办公厅主任座谈会”上，对秘书工作提出了新的要求：认清形势，立足根本，服务大局，抓住关键，努力做好新形势下的办公室工作。 这条要求对于我们厂党政秘书工作同样具有指导意义。 党的十六大指出，按照现代企业制度的要求，国有大中型企业继续实效规范的公司制改革，完善法人治理结构。 我们厂今年在集团公司指导下，实行了内部三划开，成立了三大公司，模拟市场经济运行。 集团公司对我厂下一步改革已提出了新的要求，为了适应工厂发展的需要，适应现代企业管理的要求，秘书工作也要由党务型、后勤型向改革型、经济型转变，以适应市场经济发展的需要。 随着电脑和网络技术的飞速发展，办公自动化的程度与质量的提高，为秘书工作手段的变革拓展了广阔的空间。 今年上半年，我厂在办公楼普及了计算机，实行了网络办公，从而大大提高了办公效率。 领导和秘书、秘书和秘书之间信息共享成为可能，秘书的信息收集、报送工作也更加快捷方便。 下一步党政办公室还要成立信息中心，将使秘书办公从收发传递信息，转变为综合处理信息，实现真正意义上的科学化管理。 这就要求党政秘书，要不断更新知识，掌握新的学科与技能。 总之，只要我们坚持围绕党的中心工作和企业的目标，按照“三服务”原则和职业道德要求，忠诚坚定，经得起政治考验，甘于奉献，耐得住艰苦磨练，廉洁自律，抵得住各种诱惑，业务精湛，担得起服务重任；在实践中锻炼和培养自己，就能够做好党政办公室秘书工作。

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